직원을 채용할 때 계약서 작성은 급여 지급이나 출근관리와 별개로 반드시 확인해야 하는 절차입니다.
근로계약서 미작성은 일반 직원과 기간제·단시간 직원에서 적용되는 제재 구조가 다를 수 있으므로 사업주는 작성 시점과 교부 여부를 함께 관리해야 합니다.
특히 소규모 매장에서는 급하게 채용한 뒤 서류를 나중에 작성하는 경우가 생기기 쉽습니다.
하지만 업무를 시작하기 전 계약 내용을 서면으로 정리하고 직원이 확인할 수 있도록 전달하는 절차를 미리 정해두는 것이 필요합니다.
사업장 규모와 관계없이 작성·교부 의무 확인
2026년 9월 기준 디지털 상품권의 평시 할인율은 7%이며 개인 월 구매한도는 100만원입니다.
지류형은 5% 할인, 개인 월 구매한도 50만원 기준으로 운영됩니다.
명절이나 소비촉진 기간에는 특별판매가 진행돼 할인 비율이나 추가 구매 가능 금액이 달라질 수 있습니다.
온누리상품권을 구매하기 전에는 실제 적용 할인율과 남은 월 한도, 출금 예정금액을 확인하는 것이 좋습니다.
벌금과 과태료의 적용 구조 구분
근로계약서 미작성으로 근로기준법상 서면 작성·교부 의무를 위반하면 500만원 이하 벌금 대상이 될 수 있습니다.
기간제 또는 단시간 직원은 별도 법률상 서면 명시 의무가 적용되며 위반 시 500만원 이하 과태료가 문제될 수 있습니다.
벌금은 형사 제재이고 과태료는 행정상 제재이므로 동일한 의미가 아닙니다.
실제 처분은 직원 유형, 빠진 항목, 작성과 교부 여부 등 구체적인 사실관계에 따라 달라질 수 있으므로 채용 단계에서 서류를 완료하는 방식이 필요합니다.
필수 기재사항을 구체적으로 작성
계약서에는 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법, 소정근무시간, 휴일, 적용되는 휴가 관련 내용을 명확히 적어야 합니다.
기간제 직원은 계약기간을 구체적으로 표시하고 단시간 직원은 근무일과 근무일별 시간을 함께 기재하는 것이 중요합니다.
근무 장소와 담당 업무도 실제 운영 과정에서 해석 차이가 생기기 쉬운 항목입니다.
단순히 월 급여액만 적는 방식보다 수당 구성, 지급일, 근무시간, 휴게시간, 업무 범위를 실제 운영 조건과 맞춰 기록하는 것이 바람직합니다.
업무 시작 전에 작성하고 교부
계약서는 업무를 시작하기 전에 작성하고 사업주와 직원이 각각 확인할 수 있도록 교부하는 것이 기본입니다.
첫 출근 뒤 며칠이 지나 작성하면 그 이전 기간의 작성·교부 여부가 별도로 문제될 수 있습니다.
전자문서 방식도 활용할 수 있지만 회사 시스템에만 저장되어 직원이 실제 문서를 받지 못한 상태는 교부로 인정되지 않을 수 있습니다.
이메일 등 직원이 확인할 수 있는 방식으로 전달하고 수신 기록을 남겨두는 것이 실무 관리에 도움이 됩니다.
조건 변경과 조기 퇴사 시 재확인
근로계약서 미작성 여부는 직원이 짧게 근무하거나 예상보다 일찍 퇴사했다는 이유만으로 사라지지 않습니다.
업무를 시작한 시점에 필요한 내용을 서면으로 명시하고 교부했는지가 기준이 됩니다.
급여, 근무시간 등 서면 명시가 필요한 조건이 변경되었다면 변경 내용을 반영해 다시 관리해야 합니다.
새 계약서를 전부 작성하는 방식뿐 아니라 변경 내용을 별도 서면으로 작성해 당사자가 확인할 수 있도록 관리하는 방법도 활용할 수 있습니다.
퇴사 후 계약서 3년 보관
근로기준법상 계약에 관한 중요한 서류는 3년간 보존해야 합니다.
계약서는 근로관계가 끝난 날부터 보존기간을 계산하므로 퇴사 직후 폐기하지 않도록 관리 기준을 정해야 합니다.
종이 문서는 직원별로 분류하고 전자문서는 최종본과 전달 기록을 구분해 보관하는 것이 좋습니다.
작성본, 변경본, 교부 사실을 함께 관리하면 이후 계약 조건이나 작성 시점을 확인해야 할 때 빠르게 대응할 수 있습니다.
마지막 정리
사업주는 채용 시 계약서를 작성하는 것에서 끝내지 않고 교부, 변경 관리, 보관까지 하나의 절차로 운영해야 합니다.
일반적인 서면 작성·교부 위반은 500만원 이하 벌금이 문제될 수 있고 기간제·단시간 직원은 별도 규정에 따른 과태료도 확인해야 합니다.
채용 전에 사용할 표준 양식과 전자전달 방법, 보관 위치를 정해두면 직원이 자주 바뀌는 사업장에서도 빠뜨리는 일을 줄일 수 있습니다.
